ПОЛОЖЕНИЕ «Программа оповещения о недостатках «Горячая линия» АО «ВЗПП-Микрон». Воронеж 2015 г. 1. НАЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТА.



УТВЕРЖДЕНО
приказом
генерального директора
АО «ВЗПП-Микрон» (Приложение № 1)
______ _____ № ___ ___










ПОЛОЖЕНИЕ
«Программа оповещения о недостатках
«Горячая линия»
АО «ВЗПП-Микрон»






















Воронеж 2015 г.
1. НАЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТА

1.1. Настоящая Программа оповещения о недостатках «Горячая линия» АО «ВЗПП-Микрон» (далее – «Программа») разработана для повышения эффективности мероприятий, направленных на:

1.1.1 получение информации о возможных случаях неисполнения или ненадлежащего исполнения применимых требований законодательства, правил регуляторов, внутренних нормативных документов и/или должностных обязанностей членами органов управления и/или работниками Общества (далее – сообщения о недостатках);

1.1.2 выявление, пресечение и предотвращение возможных недостатков, нарушений или упущений в работе Общества.

1.2. «Горячая линия» предназначена для приема сообщений о недостатках от любых лиц, включая акционеров, контрагентов, партнеров, членов органов управления и работников Общества.

2. ЦЕЛИ ДОКУМЕНТА

2.1. Противодействие возможным злоупотреблениям при реализации проектов и ведении хозяйственной деятельности, включая закупки товаров, работ, услуг.
2.2. Предотвращение возможных коррупционных действий или мошенничества.
2.3. Минимизация финансовых, юридических, репутационных и иных рисков.
2.4. Выявление и пресечение случаев неправомерного завладения, разглашения и/или использования сведений, составляющих коммерческую тайну, инсайдерскую информацию или другую информацию ограниченного доступа.
2.5. Сбор информации о возможных упущениях в бизнес-процессах и реагирование.
2.6. Совершенствование контроля и иных процедур (документов).
2.7. Инициирование служебных проверок и применения мер дисциплинарной и иной предусмотренной законом ответственности при выявлении виновных лиц.
2.8. Повышение уровня корпоративного управления Общества.

3. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

3.1. Информация о Программе, ее задачах и условиях должна быть доступна максимально широкому кругу лиц, которые могут обладать информацией о фактических или возможных нарушениях, недостатках или упущениях в деятельности Общества и будут иметь возможность сообщить руководству Общества о соответствующих фактах, обстоятельствах и вероятных рисках.



3.2. Для информирования о возможных недостатках в деятельности Общества отправители могут использовать «Горячую линию» АО «ВЗПП-Микрон», а также ЕДИНЫЕ «ГОРЯЧИЕ ЛИНИИ» ОАО «РТИ» и ОАО АФК «Система».

4. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

4.1. Основные принципы Программы

4.1.1. Программа представляет собой комплекс мер и процедур, позволяющих любым лицам направлять в Общество сообщения о недостатках, а руководству Общества инициировать мероприятия по реагированию.
4.1.2. При реализации Программы Общество адаптирует лучшую практику корпоративного управления с учетом норм применимого законодательства и своей долгосрочной стратегии, повышая уровень корпоративного управления, внутреннего контроля и управления рисками Общества.
4.1.3. Организованные Обществом каналы связи для передачи и приема сообщений о недостатках обеспечивают адекватный режим анонимности личности отправителя (при его желании).
4.1.4. Члены органов управления и работники Общества не вправе препятствовать работе Программы, выделенных каналов связи или пытаться установить личность анонимных отправителей, за исключением случаев, когда для этого есть законные основания.

4.2. Целевые области применения Программы и выявления возможных нарушений, недостатков и/или упущений:

4.2.1. Ведение бухгалтерского, налогового учета и подготовка отчетности, включая финансовую, управленческую и т.п.
4.2.2. Закупка и реализация товаров, работ, услуг.
4.2.3. Управление активами, пользование или распоряжение имуществом.
4.2.4. Соблюдение законов и правил регуляторов в части обращения ценных бумаг.
4.2.5. Осуществление финансовых, кредитных и инвестиционных операций, проектов, привлечения финансирования, логистической деятельности и т.п.
4.2.6. Договорные отношения, расчеты с контрагентами и третьими лицами, другие существенные для бизнеса и операционной деятельности процессы.
4.2.7. Соблюдение требований законодательства (в том числе анти-коррупционного) России и иных стран, где ведется хозяйственная деятельность или совершаются сделки.
4.2.8. Соблюдение принципов и требований внутренних нормативных документов Общества.
4.2.9. Соблюдение режима коммерческой тайны и требований по обращению с инсайдерской информацией, включая вопросы неправомерного разглашения, комментирования, передачи или использования.


4.3. Недопустимые цели использования Программы:

4.3.1. Распространение клеветы, заведомо ложных, порочащих честь и достоинство сведений и т.п.
4.3.2. Сведение личных счетов, достижение личных целей, получение выгоды, оказание давления на ответственных лиц, решение посторонних вопросов с руководством Общества и т.п.
4.3.3. Иные цели отправителей сообщений о недостатках, которые не соответствуют перечисленным выше целям и задачам Программы.

Работники Общества, отвечающие за работу Программы, оставляют за собой право по результатам первичной проверки не принимать во внимание сообщения о недостатках, содержащие информацию, которая явно не относится к целям и задачам Программы, а также осуществлять допустимые законодательством действия в отношении сообщений о недостатках, имеющих явно недобросовестное, клеветническое или противозаконное содержание.

5. КАНАЛЫ СВЯЗИ И СПОСОБЫ НАПРАВЛЕНИЯ СООБЩЕНИЙ О НЕДОСТАТКАХ

Общество обеспечивает следующие каналы связи для направления сообщений о недостатках:

5.1. Обеспечивающие анонимность:

(анонимно)
е-мэйл на электронный почтовый ящик по адресу:
[email protected]

(анонимно)
голосовое сообщение на автоответчик по телефону «ГОРЯЧЕЙ ЛИНИИ» на номер +7 (473) 227-92-08 или 22-08

(анонимно)
письмо по почте или курьером на адрес: 394007, РФ, г. Воронеж, Ленинский проспект, д. 119а, адресованное Начальнику отдела обеспечения безопасности и режима АО «ВЗПП-Микрон» с пометкой «Лично – «ГОРЯЧАЯ ЛИНИЯ».



5.2. Без обеспечения анонимности:

Направлять сообщения о недостатках по любому из описанных выше каналов связи, указывая ФИО отправителя или другой способ идентификации личности (по выбору и при желании отправителя), или передавать начальнику ООБиР лично или от имени отправителя.
Отправители сообщений о недостатках могут самостоятельно выбирать любой наиболее удобный для них способ направления сообщений на «Горячую линию» (в том числе анонимно или без обеспечения анонимности).


5.3. Общие принципы приема и обработки сообщений о недостатках

5.3.1. Прием, обработка, анализ и рассмотрение всех сообщений о недостатках, поступающих по любым каналам связи, осуществляется в соответствии с внутренними нормативными документами Общества его уполномоченными работниками, которые обязаны строго соблюдать режим конфиденциальности.
5.3.2. При проведении служебной проверки по результатам получения сообщений о недостатках анализируются изложенные в них факты, проверяется их соответствие действительности, изучаются причины возникновения недостатков, и принимаются меры по их предотвращению и недопущению в будущем, а также по выявлению виновных и инициированию применения к ним допустимых законодательством и разумных мер ответственности.
5.3.3. По результатам служебных проверок уполномоченный работник Общества, при наличии возможности, может уведомить отправителя сообщения о результатах проверки и принятых мерах (если отправитель пожелал получить уведомление и оставил свою контактную информацию).
5.3.4. Членам органов управления и работникам Общества строго запрещается предпринимать действия, направленные на выявление или разглашение анонимности отправителей сообщений о недостатках, переданных в рамках Программы и не нарушающих законодательство, а также пытаться применять к ним санкции или меры воздействия «в отместку» за направление сообщений.
Контроль за соблюдением требований и организацию мероприятий, перечисленных выше в пунктах 5.3.1 – 5.3.4, обеспечивается начальником ООБиР.

5.4. Вниманию отправителей сообщений

5.4.1. Программа разработана с целью обеспечения ее максимальной эффективности и предоставляет все разумно возможные процедуры и рекомендации по защите Вашей анонимности при отправке сообщений о недостатках.

5.4.2. Степень реальной защиты Вашей анонимности в первую очередь зависит от Ваших собственных действий при отправке сообщений о недостатках, а также от соблюдения указанных ниже рекомендаций, которые должны обеспечить адекватную анонимность, при Вашем желании, в частности:


- отправляя электронное письмо – воспользуйтесь любым публичным почтовым ящиком электронной почты на общедоступных серверах электронной почты, через интернет-кафе или из любого другого места, которые не требуют обязательной регистрации пользователей или не используют алгоритмы удостоверения Вашей личности; не подписывайте Ваше сообщение;


- отправляя голосовое сообщение – не называйте себя, Ваше подразделение, Вашего руководителя или другие детали в сообщении, которые могут прямо или косвенно способствовать определению Вашей личности; не используйте для звонков Ваш служебный, домашний, мобильный или иные телефоны, по номеру которых Вас можно определить;


- отправляя обычное письмо – не подписывайте письмо Вашим именем; не указывайте в нем детали, которые могут прямо или косвенно способствовать определению Вашей личности; не отправляйте письмо через служебную почту, если это может привести к определению отправителя, используйте публичные места и почту для отправки корреспонденции.

6. ФОРМАТ СООБЩЕНИЙ О НЕДОСТАТКАХ

6.1. Отправители сообщений о недостатках могут излагать известные им факты или обоснованные подозрения в любой удобной им произвольной форме.

6.2. Для максимальной эффективности обработки сообщений о недостатках и результативности последующих служебных проверок, отправителям сообщений о недостатках рекомендуется использовать следующий формат и последовательность изложения материала (независимо от выбранного отправителям способа передачи сообщения о недостатках):

6.2.1. Укажите в чем, по Вашему мнению, состоит предполагаемое нарушение, недостаток или упущение.

6.2.2. Укажите кто, по Вашему мнению, допустил предполагаемое нарушение или упущение (ФИО и/или подразделение Общества).

6.2.3. Изложите в простой форме известные Вам конкретные существенные факты и значимые подробности предполагаемого нарушения, недостатка или упущения.

6.2.4. Можете назвать себя – (только при желании отправителя сообщения о недостатках по его собственному усмотрению), либо просто укажите «сотрудник такого-то подразделения Общества» или «сотрудник такой-то компании»;

6.2.5. Можете, не называя себя, оставить свои контактные данные для обратной связи с Вами и попросить сообщить Вам о результатах служебной проверки.


6.3. Примеры голосового сообщения на анонимный автоответчик:
(телефон «ГОРЯЧЕЙ ЛИНИИ» +7 (473) -227-92-08 или 22-08)

(а) здравствуйте, Вам звонят из

если есть возможность, желательно, указать подразделение Общества; можно представиться просто «сотрудник», т.к. нам важно понимать, откуда получено сообщение – от сотрудников Общества или от иных лиц. Однако указание такой информации всецело остается на собственное усмотрение отправителя сообщения и дается только по его желанию.

(б) хочу обратить Ваше внимание на то, что, по моим сведениям, такой-то и такой-то (или, иначе, о ком идет речь) совершают/занимаются/участвовали/ в
суть сообщения должна четко показать конкретные факты, известные отправителю, а не безосновательные подозрения или домыслы; также мы ожидаем помощи и информации, прежде всего, об уже совершенных действиях, на основании которых может быть проведено служебное или иное расследование.

(в) насколько мне известно, такой-то или такие-то (или подразделение в целом) не соблюдают/нарушают требования, положения о, закон о
желательно сообщить, что именно, по Вашему мнению, было нарушено и послужило причиной обращения, чтобы было легче понять суть проблемы и направить проверку в нужном направлении; по возможности, укажите прочие существенные факты и обстоятельства.

(г) по моим оценкам (мне кажется, исходя из известных мне данных в этой области), сумма вопроса (указать сумму, если известно) находится в диапазоне (тысяч/миллионов/миллиардов рублей / долларов / другая валюта)
нам важно понять «значимость/существенность» вопроса, по возможности, в денежном выражении – если вопрос имеет денежный эквивалент.

(д) данные факты, на мой взгляд, наносят (могут нанести) ущерб Обществу в области репутации, имиджа в глазах контрагентов или инвесторов, подвергнуть риску потери, финансовых убытков, снижения дисциплины, и т.п. последствия
мы будем признательны, если Вы укажете на что, по Вашему мнению, влияют нарушения, недостатки и упущения, кроме денежной оценки проблемы.

(е) хотел бы попросить Вас связаться со мной (по телефону № ____, отправить мне электронное сообщение на адрес [email protected]___ ; или как-нибудь иначе), если указанные мною факты подтвердятся; а также, если можно, проинформируйте меня о результатах проведенной проверки или дайте мне знать, помогло ли мое сообщение решить проблему, или что планируется сделать, чтобы решить
данная просьба об обратной связи и координаты остается целиком на усмотрение отправителя; уполномоченный представитель Общества, при наличии такой возможности и поручения руководства, постарается с Вами связаться и сообщить интересующую отправителя сообщения информацию по данному делу.











7. ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ

7.1. Вопрос:
Зачем нужна «Горячая линия» и в чем ее польза для Общества?

Ответ:
Возможность получения сообщений о недостатках является эффективным дополнением к другим способам выявления и пресечения недостатков, нарушений и упущений, направленным на борьбу со злоупотреблениями, коррупцией и т.п.
Полученные по «Горячей линии» сообщения о недостатках будут использоваться в дополнение к уже действующим в Обществе мерам внутреннего и внешнего контроля и аудита.
Наличие Программы оповещения о недостатках обусловлено стремлением Общества следовать лучшей корпоративной практике, в том числе организовать эффективную защиту Общества, их акционеров, партнеров, контрагентов, членов органов управления и работников от описанных выше и других возможных рисков, а также совершенствовать корпоративное управление.

7.2. Вопрос:
Как защищена анонимность отправителей сообщений о недостатках?

Ответ:
Предлагаемые способы направления в Общество сообщений о недостатках по перечисленным выше каналам связи в сочетании с: (а) доступными отправителям возможностями по сохранению их анонимности (при желании), а также (б) обязательствами Общества по отказу от попыток идентификации личности отправителей, дают достаточную гарантию сохранения анонимности.

7.3. Вопрос:
На «Горячую линию» могут направлять сообщения только сотрудники Общества или любые лица?

Ответ:
Координаты «Горячей линии» доступны всем. Свои сообщения на нее могут отправлять любые лица, в том числе контрагенты Общества, их акционеры, партнеры, поставщики и работники.












ПОЛОЖЕНИЕ
«Программа оповещения о недостатках
«ГОРЯЧАЯ ЛИНИЯ» АО «ВЗПП-Микрон»
Без ограничений доступа



13PAGE \* MERGEFORMAT14415



ПОЛОЖЕНИЕ
«Программа оповещения о недостатках
«ГОРЯЧАЯ ЛИНИЯ» АО «ВЗПП-Микрон»
Без ограничений доступа





Рисунок 106Рисунок 108 Заголовок 1 Заголовок 2 Заголовок 315

Приложенные файлы

  • doc 3267957
    Размер файла: 116 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий